Web agency Partners for Design vereenvoudigde de administratie en ging ook slimmer boekhouden

Partners for Design: “Dankzij de integratie met ClearFacts hebben we nu altijd inzicht in onze boekhouding.”

Fay Haelterman – Copywriter on 19-sep-2018

Web agency Partners for Design vereenvoudigde de administratie met Teamleader, maar ging ook slimmer boekhouden dankzij de integratie met ClearFacts.

Jonas Verschaeve is CEO van communicatiebureau Partners for Design. De onderneming versterkt de branding en verkoop van bedrijven door middel van doeltreffende en gebruiksvriendelijke websites, apps en communicatietools. Voor ze de overstap maakten naar Teamleader werden ze geconfronteerd met de problemen die een lokale database met zich meebracht. Sindsdien raakten ze behoorlijk verknocht aan de cloud.

“We kwamen in de eerste plaats bij Teamleader terecht omdat we dringend nieuwe facturatiesoftware nodig hadden. In principe behandelt mijn vrouw de administratie, maar in praktijk ben ik zelf regelmatig bij de facturatie betrokken. Vroeger was dat zeer vervelend, omdat ons facturatieprogramma maar op één computer geïnstalleerd was – we moesten ‘de facturatiecomputer’ dus noodgedwongen delen. We zochten een oplossing om de administratie te centraliseren en toegankelijk te maken voor iedereen, op eender welk moment of apparaat.”

Offertes in een handomdraai omzetten in projecten

Na vijf jaar als trouwe Teamleader-klant ziet Jonas nog een pak meer voordelen. Hij zweert bij de tool voor onder meer offertes, projecten en tijdsregistratie. “Wanneer ik een voorstel doe aan een klant, kan ik de offerte meteen in overzichtelijke fases indelen, mét bijbehorende budgetten. Dat is niet alleen transparant naar de klant toe, maar ook handig op een later moment: zodra de offerte wordt aanvaard, zetten we ze om in een project. De voorgestelde fases vormen dus een blauwdruk voor het project: ze worden dan automatisch geconverteerd in milestones – een groep taken die binnen een project moeten worden afgewerkt. Daar koppelen we vervolgens alle nodige taken aan. Bij kleinere opdrachten hoeft de klant de offerte enkel te aanvaarden en te tekenen via CloudSign en kunnen we meteen van start gaan.”

Timetracking als basis voor een correcte factuur

Medewerkers houden hun tijdsbesteding trouw bij. Dan gaat het niet alleen over het vaste team, dat uit zes mensen bestaat, maar ook over freelancers en andere externen. Externe medewerkers hebben geen toegang tot alle modules, maar kunnen makkelijk de projecten bekijken waar ze aan meewerken. Ook zij registreren hun gewerkte uren tot in detail, want dit is belangrijk bij het facturatieproces. “Sommigen gebruiken graag de Chrome-plugin, waarbij je makkelijk gewerkte uren bijhoudt via een timer in je browser. Anderen voegen hun geregistreerde tijd liever manueel toe. Zelf vind ik het handig om afspraken die gelinkt zijn aan een project, netjes in te plannen in mijn agenda. Wanneer de afspraak afgelopen is, wordt de ingestelde tijd automatisch geregistreerd.”

Vóór dit alles op de factuur belandt, wordt de tijdsregistratie nagekeken. “Je kan automatisch geregistreerde tijd aan een factuur toevoegen. Voor ons is dat niet altijd mogelijk, omdat we vaak vrij complexe projecten uitvoeren. Ik leg de offerte dan nog eens naast de gepresteerde uren om zeker te zijn dat alles correct op de factuur terechtkomt.”

Beter inzicht in de boekhouding dankzij een integratie met ClearFacts

Teamleader biedt via haar Marketplace talloze koppelingen aan met andere productiviteitstools. Daar is Jonas zeker blij mee. Hij vindt de koppeling met MailChimp erg handig, omdat hij contacten eenvoudig kan segmenteren om hen doelgerichte e-mails te sturen.

ClearFacts speelt bij Partners for Design dan weer een sleutelrol bij de boekhouding. Met het online platform digitaliseer je vlot allerhande documenten, die je kan uploaden op verschillende manieren – bijvoorbeeld via e-mail, smartphone of Dropbox. “Daardoor hebben we nu veel beter zicht op de financiële toestand van ons bedrijf. Waar we vroeger een stapel papieren moesten binnendragen bij de boekhouder en pas op het einde van elk kwartaal een overzicht kregen, kunnen we onze bedrijfsprestaties nu op elk moment raadplegen. We kunnen ook zelf de berekening maken door verkoop- en aankoopcijfers met elkaar te vergelijken. Dit nam vroeger erg veel tijd in beslag, maar nu kunnen we vroegtijdig problemen detecteren en proactief oplossen. ClearFacts maakt het daarnaast ook makkelijker om onze documenten te uploaden en vooral ook te doorzoeken. Omdat ik weet dat ze ook nog eens veilig bewaard worden en regelmatig back-ups krijgen, spreekt deze cloudoplossing me veel meer aan dan de papierwinkel van vroeger.”

Via de gratis integratie worden facturen uit Teamleader automatisch naar de boekhouder verzonden. Ook het inboeken van facturen gaat natuurlijk een pak sneller, omdat de documenten digitaal verstuurd worden. “Met Teamleader zien we wat we verkopen en met ClearFacts kunnen we alle gegevens naast elkaar bekijken en op een centrale plaats bewaren. Daardoor hebben we perfect zicht op onze maandelijkse prestaties.”

En wat brengt de toekomst nog? “We zijn momenteel de ticketingmodule van Teamleader aan het uitproberen. Ons bedrijf groeit en alle vragen komen op dit moment nog bij mij terecht. Ik heb niet voldoende tijd om die te delegeren: het zou handig zijn om een centrale inbox te hebben en onze communicatie beter te stroomlijnen.”